Masalah Stok yang Sering Dianggap Sepele oleh Perusahaan

Audit stok bukan cuma soal menghitung ulang barang, tapi juga memahami kenapa data bisa melenceng dan bagaimana cara mencegahnya ke depan.

Kenapa Akurasi Stok Itu Penting?

Akurasi stok adalah seberapa dekat data di sistem mencerminkan kondisi barang sebenarnya di gudang. Kalau data meleset, keputusan bisnis juga ikut meleset. Misalnya, tim purchasing bisa membeli terlalu banyak barang yang sebenarnya masih ada, atau sebaliknya, kehabisan stok padahal sistem bilang masih aman.

Selain itu, data stok yang akurat membantu tim PPIC merencanakan produksi, tim sales menjanjikan ketersediaan produk ke pelanggan, dan tim keuangan menyusun laporan persediaan yang valid. Intinya, stok yang akurat bikin semua departemen kerja lebih sinkron.

Penyebab Umum Selisih Data Stok

Selisih stok biasanya tidak muncul begitu saja. Dalam praktiknya, ada beberapa faktor utama yang sering menyebabkan data persediaan di sistem tidak sesuai dengan kondisi barang fisik di gudang. Berikut penyebab paling umum yang perlu diwaspadai oleh perusahaan:

• Kesalahan pencatatan manual

Input data yang terlambat, salah input jumlah, atau transaksi yang tidak tercatat sering jadi penyebab utama perbedaan antara data sistem dan stok fisik.

• Proses inbound dan outbound yang tidak disiplin

Barang masuk atau keluar gudang tanpa prosedur yang jelas (tanpa dokumen atau approval) membuat data stok di sistem cepat melenceng.

• Human error di aktivitas gudang

Kesalahan picking, packing, atau salah lokasi penyimpanan barang bisa membuat stok tercatat ada, tapi tidak ditemukan secara fisik.

• Faktor kehilangan dan kerusakan barang

Barang rusak, kedaluwarsa, hilang, atau tidak tercatat saat retur sering tidak langsung diupdate di sistem, sehingga menciptakan selisih stok.

Cara Melakukan Audit Stok yang Efektif

Audit stok bukan cuma soal menghitung ulang barang di gudang. Proses ini perlu dilakukan secara terstruktur agar perusahaan tidak hanya tahu ada selisih, tapi juga paham penyebabnya dan bisa memperbaiki prosesnya ke depan. Berikut langkah utama dalam melakukan audit stok yang efektif

• Tentukan scope audit
  Tentukan area gudang, kategori produk, atau item kritis yang akan diperiksa agar proses audit lebih fokus dan efisien.

• Lakukan stock opname fisik
  Hitung jumlah barang secara langsung di gudang untuk mendapatkan data stok aktual yang menjadi pembanding data sistem.

• Bandingkan hasil fisik dengan data sistem
  Cocokkan hasil perhitungan fisik dengan catatan di sistem inventory untuk mengidentifikasi selisih stok yang terjadi.

• Analisis penyebab dan buat perbaikan proses
  Telusuri akar masalah selisih stok dan susun tindakan perbaikan, seperti revisi SOP atau penambahan kontrol operasional, agar masalah tidak terulang.

Studi Kasus: Perubahan Besar di PT Cakrawala Distribusi

Disclaimer: Studi kasus berikut bersifat ilustratif dan disusun untuk merepresentasikan praktik umum di perusahaan manufaktur dan distribusi. Hasil nyata dapat berbeda tergantung skala operasi, kompleksitas alur kerja, dan kesiapan sistem atau data perusahaan.

PT Cakrawala Distribusi adalah perusahaan distribusi yang menjual produk FMCG ke berbagai kota di Indonesia. Mereka punya ribuan SKU dan beberapa gudang regional. Selama bertahun-tahun, perusahaan merasa data stoknya sudah cukup baik, sampai akhirnya ditemukan selisih stok mencapai 7% saat audit internal.

Tim audit menemukan masalah utama ada di proses picking manual tanpa verifikasi barcode, serta SOP penerimaan barang yang berbeda antar gudang. Setelah itu, perusahaan mengubah SOP, menerapkan scanning barcode di setiap transaksi, dan melakukan cycle counting mingguan untuk item fast moving.

Hasilnya cukup signifikan. Dalam waktu enam bulan, akurasi stok meningkat hingga di atas 99%, dan biaya kelebihan stok turun drastis karena data sudah lebih bisa dipercaya.

Peran Teknologi dalam Menjaga Data Stok Tetap Akurat

Di era digital, mengandalkan pencatatan manual saja sudah tidak cukup. Sistem ERP yang terintegrasi dengan modul inventory bisa mencatat transaksi stok secara real-time. Warehouse management system membantu tim gudang melacak lokasi barang hingga level rak.

Selain itu, dashboard analitik bisa digunakan untuk memonitor KPI akurasi stok, frekuensi selisih, dan performa gudang. Dengan data yang transparan, perusahaan bisa lebih cepat mendeteksi masalah sebelum dampaknya membesar.

Dampak Audit Stok ke Keuangan dan Operasional

Audit stok bukan cuma urusan gudang. Selisih data stok langsung mempengaruhi laporan keuangan, terutama nilai persediaan dan COGS. Jika stok di sistem lebih besar dari fisik, nilai aset perusahaan bisa terlihat lebih tinggi dari yang sebenarnya. Sebaliknya, jika stok fisik lebih banyak, perusahaan bisa kehilangan peluang penjualan.

Audit yang rutin membantu perusahaan memastikan laporan keuangan lebih akurat, mengurangi risiko audit eksternal, dan meningkatkan kepercayaan manajemen terhadap data.

Strategi Supaya Akurasi Stok Tetap Terjaga

Untuk menjaga akurasi stok dalam jangka panjang, perusahaan perlu strategi yang konsisten dan terstruktur. Berikut beberapa langkah praktis yang bisa diterapkan:

• Lakukan cycle counting secara rutin

Jangan hanya mengandalkan stock opname tahunan. Lakukan pengecekan berkala untuk item fast moving, slow moving, dan critical item.

• Perbarui dan standarisasi SOP gudang

Pastikan SOP penerimaan, penyimpanan, picking, dan pengeluaran barang terdokumentasi dengan jelas dan diterapkan seragam di semua gudang.

• Gunakan teknologi pendukung

Memanfaatkan barcode scanning, RFID, atau warehouse management system untuk mengurangi kesalahan manual dan mempercepat proses pencatatan stok.

• Monitoring dan evaluasi berkala

Buat dashboard monitoring akurasi stok dan lakukan evaluasi bulanan untuk mengidentifikasi tren selisih dan area perbaikan.

Kesimpulan

Audit akurasi stok adalah investasi strategis untuk menjaga data tetap valid dan operasional berjalan dengan efisien. Namun, audit akurasi stok masih sering dianggap sebagai pekerjaan tambahan yang merepotkan.

Dengan proses audit yang terstruktur, dukungan teknologi, dan budaya kerja yang disiplin, perusahaan bisa mengubah data stok menjadi sumber keunggulan kompetitif. Data yang akurat bukan hanya membantu operasional hari ini, tapi juga menjadi dasar keputusan bisnis yang lebih cerdas di masa depan.